Klantportaal op maat › Kennisbank › Documenten delen › document herstellen
Klantportaal op maat

Document herstellen is lastig, een vaste plek voorkomt het

Een document herstellen kan betekenen: een verwijderd bestand terugzetten, een oude versie ophalen of een beschadigd bestand repareren. De technische herstelacties doen wij niet. Wij helpen met het probleem erachter: documenten die verspreid liggen en verdwijnen. Wij bouwen een portaal op maat waar documenten van uw klanten veilig en terug te vinden bewaard blijven. We blijven tot uw team ermee werkt.

U krijgt een voorbeeld van wat uw klant ziet bij het inloggen, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Herstellen is nodig omdat bewaren niet geregeld was.

Wie heeft de laatste versie?

Er circuleren vier bestanden met dezelfde naam.

De klant stuurde het vorige maand op.

Het zit in de mailbox van een collega die weg is.

We hebben het per ongeluk overschreven.

En er is geen eerdere versie.

Zo pakken we het aan

We regelen de bewaarplek zo dat herstellen zelden nodig is.

Waar staat wat?We lopen na waar documenten van klanten nu liggen en welke het vaakst zoekraken.
Eén plek bouwenWe zetten ze in een portaal, met versies en een logboek.
Afspraken vastleggenWe spreken af wie wat uploadt en wat er met oude versies gebeurt.

Wat u krijgt

Documenten die terug te vinden zijn, ook na een fout.

VersiegeschiedenisElke eerdere versie blijft opvraagbaar.
Overzicht per klantAlle documenten bij elkaar, met datum en afzender.
TerugzettenEen per ongeluk verwijderd document is binnen het portaal terug te halen.
De nieuwe werkwijze oefenenWe oefenen met de nieuwe werkwijze tot het gewoonte is.

Zo werken we

Geen standaardportaal. We bouwen op de vragen van uw klanten en blijven erbij tot ze het portaal echt gebruiken.

Ophalen

We zetten op een rij wat uw klanten het vaakst vragen, en waar die informatie nu staat.

Bouwen

We maken het portaal, de inlog en de koppelingen met uw systemen, en stemmen alles met u af.

In gebruik nemen

We starten met een groep klanten, leren uw team ernaar te verwijzen en sturen bij op wat we zien.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw klanten vinden hun antwoorden zelf in het portaal, en uw team verwijst er vanzelf naar. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een portaal waar klanten niet inloggen, levert niets op. Daarom hoort begeleiding er altijd bij, voor uw team en voor uw klanten.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over documenten delen

Documenten herstellen na een fout: zorg dat het niet weer kanAls meerdere documenten tegelijk zoek raken, helpt een vaste plek. Wij bouwen een portaal op maat voor klantdocumenten. Met een voorproefje van het scherm.Elk document maken uit gegevens die u al heeftEen document maken voor elke klant kost tijd. Een portaal genereert offertes en rapporten uit uw gegevens. Op maat, met een voorproefje.Documenten maken zonder steeds hetzelfde sjabloon open te zettenDocumenten maken voor elke klant zonder kopiëren en plakken. Sjablonen met uw klantgegevens, direct in het portaal. Op maat, met een voorproefje.Online documenten maken en ze daarna goed delen met klantenOnline documenten maken gaat snel, delen met klanten minder. Wij bouwen een portaal op maat waar ze blijven staan. Met een voorproefje.Het delen van documenten met klanten, op één veilige plekHet delen van documenten met klanten per mail is onveilig en onoverzichtelijk. Een portaal biedt één plek per klant. Op maat, met een voorproefje.Documenten delen zonder bijlagen en zonder grote WeTransfer-linksDocumenten delen met klanten zonder mailbijlagen: een eigen map per klant, met meldingen en versiebeheer. Op maat gebouwd, met een voorproefje.Inloggen voor documenten: uw klant haalt zijn stukken zelf opDocumenten inloggen: een beveiligde omgeving waar uw klant inlogt en zijn contracten, offertes en rapporten ophaalt. Op maat, met een voorproefje.Document downloaden zonder dat uw team het hoeft te mailenKlanten die documenten opvragen kosten uw team tijd. Wij bouwen een portaal waar ze die zelf downloaden. Met een voorproefje van het inlogscherm.

Alles over documenten delen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Kunnen jullie een beschadigd bestand repareren?

Nee, dat is herstelwerk waar wij niet voor staan. Wij zorgen dat documenten vanaf nu veilig en versiebewust worden bewaard.

Wat als documenten nog op de server staan?

Dan koppelen we het portaal aan die server, zodat niets hoeft te verhuizen.

Is er een back-up?

Dat bespreken we in de eerste stap. We zeggen wat het portaal bewaart en welke afspraken nodig zijn voor het veilig stellen.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: wat uw klanten moeten kunnen zien en doen, de systemen waar de gegevens vandaan komen en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie wat uw klant ziet.

Vertel wat klanten u het vaakst vragen. Wij maken een voorproefje: wat uw klant ziet bij het inloggen.

  1. Uw voorproefjeWat uw klant ziet bij het inloggen in zijn eigen portaal.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien wat uw klant ziet bij het inloggen.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantportaal op maat → · Kennisbank