Klantportaal op maat › Kennisbank › Documenten delen › documenten maken
Klantportaal op maat

Documenten maken zonder steeds hetzelfde sjabloon open te zetten

In veel bedrijven bestaat documenten maken uit een sjabloon openen en handmatig invullen. Voor elke klant, elke keer. Wij bouwen een portaal waarin uw standaarddocumenten automatisch worden opgesteld uit gegevens die u al heeft, en waar de klant ze direct vindt. Zo besteden medewerkers hun tijd aan klanten, niet aan opmaak.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt een voorbeeld van wat uw klant ziet bij het inloggen, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een sjabloon dat met de hand wordt ingevuld, is een bron van typefouten.

Op welke naam was dit ook alweer?

Een oude klantnaam staat nog in het sjabloon.

Welk sjabloon is het goede?

Er liggen drie versies in verschillende mappen.

Ik moet het nog opslaan en sturen.

Het document wacht tot iemand tijd heeft.

Zo pakken we het aan

We zetten uw vaakst gemaakte documenten om in sjablonen met automatische velden.

Meest gemaakte documentenWe tellen met u welke documenten het vaakst voorkomen.
Velden koppelenElke plek in het document wordt gekoppeld aan een klantgegeven.
Afgeven in het portaalHet resultaat staat direct klaar bij de klant.

Wat u krijgt

Documenten die kloppen omdat niemand ze overtypt.

Automatisch ingevulde veldenNaam, adres en bedragen komen uit uw gegevens.
Eén actuele versie van elk sjabloonIn uw huisstijl.
Documenten direct bij de klantMet een melding.
Uitleg voor medewerkersHoe ze een sjabloon wijzigen.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen standaardportaal. We bouwen op de vragen van uw klanten en blijven erbij tot ze het portaal echt gebruiken.

Ophalen

We zetten op een rij wat uw klanten het vaakst vragen, en waar die informatie nu staat.

Bouwen

We maken het portaal, de inlog en de koppelingen met uw systemen, en stemmen alles met u af.

In gebruik nemen

We starten met een groep klanten, leren uw team ernaar te verwijzen en sturen bij op wat we zien.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw klanten vinden hun antwoorden zelf in het portaal, en uw team verwijst er vanzelf naar. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een portaal waar klanten niet inloggen, levert niets op. Daarom hoort begeleiding er altijd bij, voor uw team en voor uw klanten.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over documenten delen

Elk document maken uit gegevens die u al heeftEen document maken voor elke klant kost tijd. Een portaal genereert offertes en rapporten uit uw gegevens. Op maat, met een voorproefje.Online documenten maken en ze daarna goed delen met klantenOnline documenten maken gaat snel, delen met klanten minder. Wij bouwen een portaal op maat waar ze blijven staan. Met een voorproefje.Het delen van documenten met klanten, op één veilige plekHet delen van documenten met klanten per mail is onveilig en onoverzichtelijk. Een portaal biedt één plek per klant. Op maat, met een voorproefje.Documenten delen zonder bijlagen en zonder grote WeTransfer-linksDocumenten delen met klanten zonder mailbijlagen: een eigen map per klant, met meldingen en versiebeheer. Op maat gebouwd, met een voorproefje.Inloggen voor documenten: uw klant haalt zijn stukken zelf opDocumenten inloggen: een beveiligde omgeving waar uw klant inlogt en zijn contracten, offertes en rapporten ophaalt. Op maat, met een voorproefje.Document downloaden zonder dat uw team het hoeft te mailenKlanten die documenten opvragen kosten uw team tijd. Wij bouwen een portaal waar ze die zelf downloaden. Met een voorproefje van het inlogscherm.Document herstellen is lastig, een vaste plek voorkomt hetEen document dat u moet herstellen is vaak al kwijt. Wij bouwen een portaal waar de laatste versie altijd staat. Met een voorproefje van het scherm.Documenten herstellen na een fout: zorg dat het niet weer kanAls meerdere documenten tegelijk zoek raken, helpt een vaste plek. Wij bouwen een portaal op maat voor klantdocumenten. Met een voorproefje van het scherm.

Alles over documenten delen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Online documenten van uw personeel, veilig op één plekNieuwe medewerkers sneller inzetbaar · Online documenten van medewerkers beheert u op één plek, zonder losse mappen. Met voorproefje van uw aanmeldflow met uw eigen stukken.Een documenten-app waarin de juiste versie altijd bovenaan staatMedewerkers-app op maat · Alle documenten voor uw medewerkers in één app, op de telefoon te vinden. Met een voorproefje: een klikbaar app-voorbeeld met uw logo en 3 functies.

Veelgestelde vragen

Kunnen we zelf sjablonen aanpassen?

Ja. We laten zien hoe, zodat u zelf teksten kunt wijzigen zonder ons.

Welke bestandsvormen zijn mogelijk?

Meestal pdf. Als u Word wilt, bespreken we dat.

Hoe zit het met klantspecifieke teksten?

Een medewerker kan tekst toevoegen of aanpassen voordat het document naar de klant gaat.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: wat uw klanten moeten kunnen zien en doen, de systemen waar de gegevens vandaan komen en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie wat uw klant ziet.

Vertel wat klanten u het vaakst vragen. Wij maken een voorproefje: wat uw klant ziet bij het inloggen.

  1. Uw voorproefjeWat uw klant ziet bij het inloggen in zijn eigen portaal.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien wat uw klant ziet bij het inloggen.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantportaal op maat → · Kennisbank