Klantportaal op maat › Kennisbank › Documenten delen › document maken
Klantportaal op maat

Elk document maken uit gegevens die u al heeft

Een document maken is bij veel bedrijven handwerk: een sjabloon openen, klantgegevens invullen, opslaan, mailen. Dat kan automatisch. Wij bouwen een portaal waar documenten zoals offertes, bevestigingen en rapporten uit uw bestaande gegevens ontstaan en direct bij de klant verschijnen.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt een voorbeeld van wat uw klant ziet bij het inloggen, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Elke keer hetzelfde document handmatig opmaken is werk dat een systeem beter doet.

Ik zoek het sjabloon even.

Er zijn meerdere versies en een oude ligt nog open.

De naam klopt niet.

Een typefout in een contract.

Mailt iemand dit even?

Het document ligt klaar maar is nog niet verstuurd.

Zo pakken we het aan

We gaan uit van wat u vaak maakt en wat altijd hetzelfde is.

Documentsoorten kiezenWelke documenten maakt u het vaakst en met welke gegevens?
Sjablonen opbouwenEen sjabloon vult zich met klantgegevens, bedragen en teksten.
Direct in het portaalHet document verschijnt bij de klant, met melding.

Wat u krijgt

Documenten die zichzelf opstellen.

Sjablonen in uw huisstijlEen versie, altijd actueel.
Automatische gegevensNaam, adres en bedragen kloppen.
Direct beschikbaar voor de klantZonder mailen.
Controle door een medewerkerVoor het naar de klant gaat, als u dat wilt.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen standaardportaal. We bouwen op de vragen van uw klanten en blijven erbij tot ze het portaal echt gebruiken.

Ophalen

We zetten op een rij wat uw klanten het vaakst vragen, en waar die informatie nu staat.

Bouwen

We maken het portaal, de inlog en de koppelingen met uw systemen, en stemmen alles met u af.

In gebruik nemen

We starten met een groep klanten, leren uw team ernaar te verwijzen en sturen bij op wat we zien.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw klanten vinden hun antwoorden zelf in het portaal, en uw team verwijst er vanzelf naar. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een portaal waar klanten niet inloggen, levert niets op. Daarom hoort begeleiding er altijd bij, voor uw team en voor uw klanten.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over documenten delen

Documenten maken zonder steeds hetzelfde sjabloon open te zettenDocumenten maken voor elke klant zonder kopiëren en plakken. Sjablonen met uw klantgegevens, direct in het portaal. Op maat, met een voorproefje.Online documenten maken en ze daarna goed delen met klantenOnline documenten maken gaat snel, delen met klanten minder. Wij bouwen een portaal op maat waar ze blijven staan. Met een voorproefje.Het delen van documenten met klanten, op één veilige plekHet delen van documenten met klanten per mail is onveilig en onoverzichtelijk. Een portaal biedt één plek per klant. Op maat, met een voorproefje.Documenten delen zonder bijlagen en zonder grote WeTransfer-linksDocumenten delen met klanten zonder mailbijlagen: een eigen map per klant, met meldingen en versiebeheer. Op maat gebouwd, met een voorproefje.Inloggen voor documenten: uw klant haalt zijn stukken zelf opDocumenten inloggen: een beveiligde omgeving waar uw klant inlogt en zijn contracten, offertes en rapporten ophaalt. Op maat, met een voorproefje.Document downloaden zonder dat uw team het hoeft te mailenKlanten die documenten opvragen kosten uw team tijd. Wij bouwen een portaal waar ze die zelf downloaden. Met een voorproefje van het inlogscherm.Document herstellen is lastig, een vaste plek voorkomt hetEen document dat u moet herstellen is vaak al kwijt. Wij bouwen een portaal waar de laatste versie altijd staat. Met een voorproefje van het scherm.Documenten herstellen na een fout: zorg dat het niet weer kanAls meerdere documenten tegelijk zoek raken, helpt een vaste plek. Wij bouwen een portaal op maat voor klantdocumenten. Met een voorproefje van het scherm.

Alles over documenten delen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Online documenten van uw personeel, veilig op één plekNieuwe medewerkers sneller inzetbaar · Online documenten van medewerkers beheert u op één plek, zonder losse mappen. Met voorproefje van uw aanmeldflow met uw eigen stukken.Een documenten-app waarin de juiste versie altijd bovenaan staatMedewerkers-app op maat · Alle documenten voor uw medewerkers in één app, op de telefoon te vinden. Met een voorproefje: een klikbaar app-voorbeeld met uw logo en 3 functies.

Veelgestelde vragen

Kunnen we pdf's laten genereren?

Ja, documenten kunnen als pdf worden gemaakt en bewaard.

Wat als een document een uitzondering bevat?

Een medewerker kan voor verzending tekst aanpassen.

Kan de klant het document digitaal ondertekenen?

Dat kan met een koppeling met een ondertekendienst. We bespreken wat past bij uw documenten.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: wat uw klanten moeten kunnen zien en doen, de systemen waar de gegevens vandaan komen en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie wat uw klant ziet.

Vertel wat klanten u het vaakst vragen. Wij maken een voorproefje: wat uw klant ziet bij het inloggen.

  1. Uw voorproefjeWat uw klant ziet bij het inloggen in zijn eigen portaal.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien wat uw klant ziet bij het inloggen.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantportaal op maat → · Kennisbank