Klantportaal op maat › Kennisbank › Documenten delen › nieuw bestand maken
Klantportaal op maat

Een nieuw bestand maken en het meteen bij het juiste dossier krijgen

Een nieuw bestand maken is een kwestie van een paar klikken. Het lastige is het juiste bestand op de juiste plek te krijgen: bij het dossier van de klant, met de juiste naam, voor de juiste mensen. Wij bouwen op maat een portaal waarin een bestand voor een klant meteen aan zijn dossier hangt. We blijven tot uw team ermee werkt.

U krijgt een voorbeeld van wat uw klant ziet bij het inloggen, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Bestanden maken is geen probleem. Ze terugvinden wel.

Hoe heette dit bestand ook alweer?

Elke collega kiest een eigen naam.

Wie heeft het opgeslagen?

Op zijn bureaublad, in een persoonlijke map.

De klant heeft het niet.

Het is nooit gedeeld.

Zo pakken we het aan

We zorgen dat een nieuw bestand direct een plek en een eigenaar heeft.

BestandstypenWe kijken welke bestanden u voor klanten maakt.
DossierstructuurWe bepalen waar elk soort bestand hoort.
Direct opslaanWe bouwen een route van maken naar dossier.

Wat u krijgt

Bestanden die direct op de goede plek terechtkomen.

Vaste mappen en namenMet vaste mappen en namen.
Upload en aanmaak in het portaalDirect gekoppeld aan de klant.
Rechten per bestandWie het ziet, kan het ook downloaden.
Bestanden netjes benoemenUw team leert afspraken over namen en mappen toe te passen, zodat elk bestand bij het goede dossier terechtkomt.

Zo werken we

Geen standaardportaal. We bouwen op de vragen van uw klanten en blijven erbij tot ze het portaal echt gebruiken.

Ophalen

We zetten op een rij wat uw klanten het vaakst vragen, en waar die informatie nu staat.

Bouwen

We maken het portaal, de inlog en de koppelingen met uw systemen, en stemmen alles met u af.

In gebruik nemen

We starten met een groep klanten, leren uw team ernaar te verwijzen en sturen bij op wat we zien.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw klanten vinden hun antwoorden zelf in het portaal, en uw team verwijst er vanzelf naar. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een portaal waar klanten niet inloggen, levert niets op. Daarom hoort begeleiding er altijd bij, voor uw team en voor uw klanten.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over documenten delen

Online bestanden delen met klanten zonder rondslingerende linksOnline bestanden delen met klanten gaat vaak via links en mail. Wij bouwen een portaal waar ze veilig en vindbaar staan. Met een voorproefje.Bestanden beheren per klant, met versies en rechten die kloppenBestanden beheren voor klantdossiers: mappen per klant, versies en rechten, in een portaal. Geen gedeelde schijf met chaos. Op maat, met een voorproefje.Bestanden downloaden door klanten, veilig en zonder mailBestanden downloaden: klanten halen contracten, rapporten en facturen zelf op in een beveiligd portaal. Op maat, met een voorproefje van het inlogscherm.Een nieuw document maken dat meteen bij de klant hoortEen nieuw document maken is eenvoudig. Wij bouwen een portaal waarin documenten vanaf het begin bij de klant horen. Met een voorproefje.Synchroniseren van bestanden tussen uw team en uw klantBestanden synchroniseren houdt kopieën gelijk. Wij bouwen een portaal waarin klanten de actuele versie zien. Met een voorproefje van het scherm.WordPress downloaden voor uw site, en wat u voor klanten apart houdtWordPress downloaden voor uw site? Een klantportaal met inlog is een ander verhaal. Wat WordPress kan en waar maatwerk beter past. Met een voorproefje.Het delen van documenten met klanten, op één veilige plekHet delen van documenten met klanten per mail is onveilig en onoverzichtelijk. Een portaal biedt één plek per klant. Op maat, met een voorproefje.Elk document maken uit gegevens die u al heeftEen document maken voor elke klant kost tijd. Een portaal genereert offertes en rapporten uit uw gegevens. Op maat, met een voorproefje.

Alles over documenten delen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Maken jullie ook de bestanden zelf?

Nee. Wij bouwen de plek waar bestanden terechtkomen. Wat erin staat, maakt u zelf.

Kunnen klanten zelf een nieuw bestand toevoegen?

Ja, als upload. U kiest welke typen en welke grootte.

Wat gebeurt er met bestaande mappen?

We nemen ze over in de nieuwe structuur, zonder dat u alles met de hand hoeft te verplaatsen.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: wat uw klanten moeten kunnen zien en doen, de systemen waar de gegevens vandaan komen en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie wat uw klant ziet.

Vertel wat klanten u het vaakst vragen. Wij maken een voorproefje: wat uw klant ziet bij het inloggen.

  1. Uw voorproefjeWat uw klant ziet bij het inloggen in zijn eigen portaal.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien wat uw klant ziet bij het inloggen.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantportaal op maat → · Kennisbank