Klantportaal op maat › Kennisbank › Klantenservice en tickets › contact e mail
Klantportaal op maat

Van contact per e-mail naar een plek waar alles bij elkaar staat

Contact per e-mail voelt eenvoudig, tot er veertig mailtjes zijn over één klant. Wie heeft wat gevraagd, wat is geantwoord en wat staat nog open? Wij bouwen een portaal waar vragen en antwoorden per klant of per opdracht bij elkaar staan, zodat u niet in mailboxen hoeft te zoeken.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt een voorbeeld van wat uw klant ziet bij het inloggen, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

E-mail is een prima middel, maar een slechte plek om een dossier te bewaren.

Heb jij die mail van vorige maand?

Dossierinformatie staat in verschillende mailboxen.

Ik heb je geantwoord, toch?

Niemand weet wat is beantwoord.

Wie doet dit?

Een vraag blijft liggen omdat iedereen denkt dat een ander hem heeft.

Zo pakken we het aan

We zetten e-mail niet af, maar geven het een vaste plek.

Mailstromen in kaartWe kijken welke e-mails klanten u sturen en waar ze over gaan.
Portaal als vaste plekVragen en antwoorden komen onder de klant of opdracht te staan.
E-mail blijft mogelijkEen mail aan een afgesproken adres komt automatisch in het portaal.

Wat u krijgt

E-mail die in het dossier terechtkomt.

Vragen per klantChronologisch en doorzoekbaar.
Mail naar het portaalVanuit uw bestaande mailadres.
ToewijzingDuidelijk wie de vraag heeft.
Gewoonte invoerenHulp bij het afspreken wat in het portaal gebeurt.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen standaardportaal. We bouwen op de vragen van uw klanten en blijven erbij tot ze het portaal echt gebruiken.

Ophalen

We zetten op een rij wat uw klanten het vaakst vragen, en waar die informatie nu staat.

Bouwen

We maken het portaal, de inlog en de koppelingen met uw systemen, en stemmen alles met u af.

In gebruik nemen

We starten met een groep klanten, leren uw team ernaar te verwijzen en sturen bij op wat we zien.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw klanten vinden hun antwoorden zelf in het portaal, en uw team verwijst er vanzelf naar. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een portaal waar klanten niet inloggen, levert niets op. Daarom hoort begeleiding er altijd bij, voor uw team en voor uw klanten.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over klantenservice en tickets

Mail contact met klanten dat niet in vijf inboxen eindigtMailcontact met klanten raakt versnipperd over inboxen. Wij bouwen een portaal op maat waar het contact bij het dossier blijft. Met een voorproefje.Hoe laat u klanten contact stellen zonder dat het verspreid raakt?Klanten stellen contact via telefoon en mail, en u zoekt alles terug. Een portaal op maat bundelt dat. Met een voorproefje van het inlogscherm.Geen mail meer als kanaal voor klantcontactGeen mail meer als vaste route voor klanten? Wij bouwen een portaal op maat voor berichten, documenten en status. Met een voorproefje van het scherm.Een servicedesk waar klanten hun vraag zelf indienen en volgenEen desk service portaal waar klanten vragen indienen en de status zien. Minder bellen en mailen, op maat gebouwd. Met een voorproefje van het inlogscherm.De Exact Online helpdesk is voor u, een eigen helpdesk voor uw klanten bouwen wijVoor Exact Online zelf gaat u naar de helpdesk van Exact. Een eigen helpdesk-portaal voor uw klanten bouwen wij op maat. Met een voorproefje.Exact Online support haalt u bij Exact, support voor uw klanten bij onsVoor Exact Online support gaat u naar Exact. Support voor uw eigen klanten bouwen wij als portaal: vragen, antwoorden en kennis. Met een voorproefje.Een formulier maken waarvan de antwoorden niet in een mailbox blijven hangenEen formulier maken voor uw klanten is eenvoudig, het verwerken niet. Een portaal laat formulieren direct in het juiste dossier landen. Met voorproefje.Mijn tickets: klanten zien en volgen hun eigen meldingenMijn tickets: een overzicht waarin klanten hun eigen meldingen zien, de status volgen en reageren. Op maat, met een voorproefje van het inlogscherm.

Alles over klantenservice en tickets → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Het eerste en het tweede 2 contact met een kandidaatWerving op maat · Twee contactmomenten bepalen of een kandidaat blijft: het eerste en het tweede. Met voorproefje: één vacature herschreven en een sollicitatie in 3 vragen.Een contact-app waarin iedereen de juiste persoon vindtMedewerkers-app op maat · Een contactlijst van uw medewerkers en afdelingen in één app. Voorproefje: een klikbaar app-voorbeeld met uw logo en 3 functies voor uw team.

Veelgestelde vragen

Moeten klanten stoppen met mailen?

Nee, ze kunnen blijven mailen of in het portaal reageren. De berichten staan op dezelfde plek.

Kunnen medewerkers hun eigen mailbox blijven gebruiken?

Ja, vooral in het begin. We bespreken hoe ze berichten naar het portaal sturen.

Wat als een klant liever belt?

Dat kan. Het gesprek legt de medewerker kort vast in het portaal.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: wat uw klanten moeten kunnen zien en doen, de systemen waar de gegevens vandaan komen en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie wat uw klant ziet.

Vertel wat klanten u het vaakst vragen. Wij maken een voorproefje: wat uw klant ziet bij het inloggen.

  1. Uw voorproefjeWat uw klant ziet bij het inloggen in zijn eigen portaal.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien wat uw klant ziet bij het inloggen.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantportaal op maat → · Kennisbank