Klantportaal op maat

Een formulier maken waarvan de antwoorden niet in een mailbox blijven hangen

Een formulier opzetten is snel gedaan. Het wordt lastig als de antwoorden in een mailbox of spreadsheet belanden en iemand ze moet overzetten. Wij bouwen formulieren in het klantportaal die direct bij de juiste klant en opdracht terechtkomen, met de bijlagen erbij, zodat niemand iets overtikt.

U krijgt een voorbeeld van wat uw klant ziet bij het inloggen, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een formulier is pas klaar als het antwoord op de goede plek staat.

Ik heb het ingevuld, maar niemand reageert.

De mail met de antwoorden is in een inbox blijven staan.

Welke klant was dit?

Zonder koppeling aan een dossier is het zoeken.

Het mist een gegeven.

Verplichte velden ontbreken.

Zo pakken we het aan

We beginnen bij wat u van de klant nodig heeft en wat u ermee doet.

Formulier definiërenWelke vragen, welke velden, welke bijlagen?
Antwoorden bij de juiste klantDe antwoorden worden opgeslagen bij de klant of opdracht.
OpvolgenEen medewerker krijgt een melding en ziet de status.

Wat u krijgt

Formulieren die direct in het werk landen.

Verplichte veldenGeen onvolledige aanvragen meer.
Bijlagen bij het formulierFoto's of documenten.
Opslag in het dossierZonder overtypen.
Melding aan een medewerkerMet status voor de klant.

Zo werken we

Geen standaardportaal. We bouwen op de vragen van uw klanten en blijven erbij tot ze het portaal echt gebruiken.

Ophalen

We zetten op een rij wat uw klanten het vaakst vragen, en waar die informatie nu staat.

Bouwen

We maken het portaal, de inlog en de koppelingen met uw systemen, en stemmen alles met u af.

In gebruik nemen

We starten met een groep klanten, leren uw team ernaar te verwijzen en sturen bij op wat we zien.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw klanten vinden hun antwoorden zelf in het portaal, en uw team verwijst er vanzelf naar. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een portaal waar klanten niet inloggen, levert niets op. Daarom hoort begeleiding er altijd bij, voor uw team en voor uw klanten.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over klantenservice en tickets

Een servicedesk waar klanten hun vraag zelf indienen en volgenEen desk service portaal waar klanten vragen indienen en de status zien. Minder bellen en mailen, op maat gebouwd. Met een voorproefje van het inlogscherm.Van contact per e-mail naar een plek waar alles bij elkaar staatKlantcontact per e-mail kost tijd en gaat verloren. Een klantportaal brengt vragen en antwoorden samen. Op maat, met een voorproefje van het inlogscherm.De Exact Online helpdesk is voor u, een eigen helpdesk voor uw klanten bouwen wijVoor Exact Online zelf gaat u naar de helpdesk van Exact. Een eigen helpdesk-portaal voor uw klanten bouwen wij op maat. Met een voorproefje.Exact Online support haalt u bij Exact, support voor uw klanten bij onsVoor Exact Online support gaat u naar Exact. Support voor uw eigen klanten bouwen wij als portaal: vragen, antwoorden en kennis. Met een voorproefje.Mijn tickets: klanten zien en volgen hun eigen meldingenMijn tickets: een overzicht waarin klanten hun eigen meldingen zien, de status volgen en reageren. Op maat, met een voorproefje van het inlogscherm.Klanten laten zelf tickets maken in plaats van bellenTickets maken door klanten zelf: een melding indienen met foto en omschrijving, die direct bij de juiste medewerker terechtkomt. Met een voorproefje.B2B communicatie die niet in mailketens verdwijntB2B communicatie met zakelijke klanten loopt via mail en telefoon. Een portaal geeft alle afspraken en berichten één plek. Op maat, met een voorproefje.Een WhatsApp-bedrijfsaccount: wat telt voor de kosten, en wat is het alternatiefEen WhatsApp-bedrijfsaccount heeft voorwaarden en kosten die per gebruik verschillen. Een portaal is een alternatief voor klantcontact. Met voorproefje.

Alles over klantenservice en tickets → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Kan een formulier ook door een niet-klant worden ingevuld?

Ja, een openbaar formulier kan. Voor gevoelige gegevens is ingelogd invullen beter.

Kunnen formulieren onderling afhangen?

Ja, bepaalde vragen verschijnen alleen bij bepaalde antwoorden.

Kunnen klanten hun ingevulde formulier terugzien?

Ja, in hun portaal.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: wat uw klanten moeten kunnen zien en doen, de systemen waar de gegevens vandaan komen en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie wat uw klant ziet.

Vertel wat klanten u het vaakst vragen. Wij maken een voorproefje: wat uw klant ziet bij het inloggen.

  1. Uw voorproefjeWat uw klant ziet bij het inloggen in zijn eigen portaal.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien wat uw klant ziet bij het inloggen.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantportaal op maat → · Kennisbank